Gasten kunnen eenvoudig afspraken inplannen via jouw boekingspagina maar soms is de timing niet helemaal perfect. Gelukkig is het mogelijk om afspraken te annuleren. Maar hoe doe je dat in Vectera?
Hoe annuleer je een afspraak?
Dashboard
In het dashboard, zie je de 5 eerstvolgende afspraken (=Je aankomende afspraken). Als je een afspraak wil annuleren, klik je op de Annuleren knop aan de rechterkant van de afspraak.
Nadat je op Cancel klikt, verschijnt er een pop-up en krijg je de optie om al dan niet een annulatiemail te versturen. Klik op een van de opties 'Verzenden' of 'Niet verzenden' om de afspraak te annuleren of klik op 'Niet annuleren' om de afspraak niet te annuleren.
Afspraakoverzicht
Op de afspraken overzichtspagina zie je een gelijkaardige optie als op het dashboard. Beweeg met je muis over het informatieblok van de afspraak om het vuilbakicoon te laten verschijnen. Klik op het vuilbakicoon om de afspraak te annuleren.
Nadat je op het vuilbakicoon geklikt hebt, verschijnt er een pop-up en krijg je de optie om al dan niet een annulatiemail te versturen. Klik op een van de opties 'Verzenden' of 'Niet verzenden' om de afspraak te annuleren of klik op 'Niet annuleren' om de afspraak niet te annuleren.
Een teambeheerder (=admin) heeft de mogelijkheid om afspraken van andere teamleden onzichtbaar te maken voor niet-beheerders. Ga naar de teaminstellingen en vink 'Niet-admins kunnen de vergaderingen van andere teamleden zien en bewerken' aan om team afspraken zichtbaar te maken. Indien niet aangevinkt zullen niet-beheerders enkel hun eigen afspraken zien.
Annulatiemail template
Indien je ervoor kiest om een annulatiemail te versturen dan hangt de inhoud van die mail af van de template. Dit kan een standaard- of persoonlijke e-mail zijn.
Als je de template wil personaliseren kan je de template van 1 specifiek afspraaktype aanpassen.
Ga naar de Scheduling pagina en klik op het kaartje van het afspraaktype dat je wil aanpassen.
Scroll naar beneden tot je 'E-mailsjablonen personaliseren' ziet.
Klik op 'Annulerings e-mail klant' en pas het sjabloon aan. Zorg ervoor dat de {details} tag in het sjabloon staat. Deze tag is namelijk verplicht.
Sla de pagina op.
Tip: gebruik Markdown om de stijl van de tekst aan te passen, dit helpartikel geeft je de nodige info om dit te doen.
Vectera kijkt uit naar jouw feedback zodat we jou de beste ervaring in afspraakplanning en klantgesprekken kunnen aanbieden. Start jouw volgende klantgesprek door in te loggen op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!